El primer jueves de cada mes de noviembre se celebra el Día Internacional de la Gestión de Proyectos. Una conmemoración que pretende poner en valor la labor de todos aquellos que trabajan en la planificación y ejecución de los proyectos de empresas y organizaciones.
Y es que la actividad profesional debe estar regida por un buen plan de acción encaminado a la consecución de los objetivos. Ya puedes tener claro qué es lo que quieres que, si no trazas una estrategia y no consigues implicar a tu equipo, te resultará muy complicado (y en muchos casos imposible) conseguirlo. De ahí la importancia de la gestión de proyectos.
¿Qué es es la gestión de proyectos?
El Project Management consiste en un conjunto de prácticas encaminadas a la creación y planificación de proyectos de cara a una posterior implementación óptima con la que alcanzar los objetivos marcados.
Para que el proceso se desarrolle perfectamente es necesario establecer una serie de pasos y coordinar a un grupo de personas cualificadas para desarrollar cada una de las fases de trabajo.
Fases de la gestión de proyectos
Inicio
Antes de desarrollar un proyecto es necesario analizar si su viabilidad es posible. Para lo cual hay que realizar una prospección de cara a recopilar toda la información e investigar cuáles pueden ser las líneas generales.
Una vez administrada esa documentación se empieza a dar forma al proyecto con la elección de objetivos, el equipo, el establecimiento de un calendario o el marcado de riesgos y amenazas.
Planificación
Con la hoja de ruta ya marcada, el siguiente paso es establecer una serie de objetivos concretos que ayudarán a la consecución de la meta final. Dichos objetivos han de ser SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y marcados en el tiempo).
A través de este sistema resulta más sencilla las labores de medición y coordinación entre los diferentes profesionales implicados.
Ejecución
El equipo designado para lograr los objetivos marcados será el encargado de desarrollar el proyecto con la metodología y los plazos establecidos. Suele ser muy útil la asignación de tareas y dejar claros los procesos mediante un workflow.
Está claro que por el camino pueden surgir imprevistos u otros puntos de vista, pero es importante seguir una línea de trabajo prefijada para evitar problemas.
Medición
Es necesario realizar un seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos micro y macro para comprobar el grado de éxito. Analizar las métricas de KPIs como retorno de la inversión (ROI) el rendimiento de determinadas acciones de dará las claves sobre el avance del proyecto.
Cierre
Es el momento de rematar el trabajo con las reuniones finales, la realización de pruebas, la extracción de las conclusiones, la preparación de la documentación y los informes, las supervisiones de cada objetivo o la presentación al cliente.
Metodología de la gestión de proyectos
En los entornos profesionales, y especialmente si nos movemos en grandes empresas o agencias, nos vamos a encontrar con una forma de gestionar establecida de cara a mejorar la velocidad, la eficiencia y la calidad de los proyectos.
Existen diferentes sistemas a la hora de marcar pautas, objetivos, calendarios y procesos, pero hay tres por encima del resto.
Agile
Este método se basa en ciclos de trabajo cortos denominados sprints. Funciona a través de reuniones frecuentes en las que se extrae información o diferentes puntos de vista para lograr una mejora continua del proyecto, por lo que resulta ideal para proyectos largos y complicados.
Entre las características de la gestión de proyectos de metodologías ágiles destacan:
- Flexibilidad
- Creatividad
- Detección de tareas urgentes o importantes
- Comunicación constante entre el cliente y el proveedor
- Detección y solución de errores
Como la perfección no existe, también tiene inconvenientes para la planificación y gestión de proyectos:
- Descoordinación si los roles del equipo no están definidos
- Falta de previsión en los plazos y presupuestos
- Si la comunicación no es buena ni fluida surgirán desavenencias
Scrum
Si bien es muy similar a la metodología Agile al trabar mediante sprints, en este caso cada uno de estos ciclos (planning, daily, review y retro) se usan para la creación de un ciclo global. Normalmente se emplea para el desarrollo rápido de productos o para el lanzamiento de starups.
Los actores implicados son:
- Dueño del producto
- Scrum Master
- Equipo multidisciplinar
¿Cuáles son sus ventajas?
- Flexibilidad
- Reduce la complejidad
- Promueve la colaboración
- Progreso diario
¿Y sus desventajas?
- No es eficaz en grandes empresas
- Si el equipo no está cualificado será difícil obtener resultados
- Coordinación y ejecución máxima de plazos y tareas
Kanban
De las tres es la metodología más sencilla y pone el foco en la consecución de los objetivos más importantes. Además, tiene los flujos de trabajo bien definidos y se puede comprobar fácilmente el progreso.
Puntos a su favor:
- Identificación de cuellos de botella
- De un simple vistazo puedes comprobar el estado de tu workflow
- Sencillez basada en los conceptos Hacer, En Curso y Terminado
Puntos en contra:
- Tiempos de entrega muy cortos
- Resulta poco práctico para el procesado de datos en grandes organizaciones
- No se puede aplicar en determinados tipos de trabajo
Herramientas de gestión de proyectos
Las tools de project management facilitan mucho la vida a la hora de trabajar y coordinar equipos. Aparte de ser muy variadas, ya que pueden ir desde simples hojas de cálculo o calendarios, a sofisticados software que requieren formación específica.
En Local is Global nos resulta muy útil una herramienta freemium como Trello, ya que su manejo es sencillo, es ideal para el trabajo colaborativo y se puede integrar con distintas aplicaciones o con los servicios de Google.
Pero la elección de una u otra dependerá de las funcionalidades o de lo que necesite tu negocio. Entre las más utilizadas a nivel procesional encontramos:
Gestión de proyectos: Ejemplos
En vez de citar algunos casos de éxito, te vamos a mostrar la forma correcta de trabajar la gestión de un proyecto.
- Como hemos señalado más arriba, la primera fase sería la de inicio, en la que marcaremos una descripción del proyecto, a quién va dirigido, qué departamento se hará cargo, quién lo va a dirigir, qué vamos a necesitar y cuáles son los objetivos.
- Una vez establecidas las pautas, llega el turno de la planificación. Aquí entra en juego el reparto de las tareas, los recursos, los costes y el tiempo que se van a necesitan para desarrollar y gestionar el programa.
- Con las líneas maestras marcadas y la planificación establecida, nos ponemos manos a la obra con las tareas en función de la metodología y los plazos, y en coordinación con el resto de miembros del equipo.
- Durante todo el proceso habrá que estar pendiente de una serie de métricas para evaluar el grado de éxito en la implementación del proyecto y si se está actuando de la manera correcta. Asimismo, es necesario recoger los resultados finales tanto para el cotejo interno de los datos como para mostrar las conclusiones al cliente.
- Dichas conclusiones serán elaboradas en las reuniones de evaluación previas a la demostración del producto. En ellas también se preparará toda la documentación a presentar y la estrategia de presentación ante el cliente.
Gestión de proyectos sociales
En Local is Global no sólo nos centramos en dar apoyo a empresas y organizaciones con ánimo de lucro. Uno de nuestros principios fundacionales es el «Giving Back«; esto es, devolver a la sociedad parte de todo lo que nos aporta.
A través de la ONG DECIDE y en colaboración con otras organizaciones benéficas colaboramos en causas sociales que ayuden a desarrollar un mundo mejor y más justo.
Un buen ejemplo de la gestión de social de proyectos es nuestro programa Espirales de Educación, a través del cual impulsamos una transformación educativa integral basada en el desarrollo de la inteligencia emocional y afectiva, la resiliencia y la cooperación.